仕事時間が半減する質問方法の技術。

仕事で予想外に時間を費やされるのは、打ち合わせや、商談といった、人との会話の時間ではないでしょうか?
何故それに時間がかかるかと言うとお互い必要な質問をして、必要な回答を得られていないからです。
実は、人は、相手のタイプや、状況において、答やすい質問、して欲しい質問。
また、その逆に、欲しい答え、して欲しい答えというのが存在します。
これがかみ合っていないと、同じことを何度も聞いたり、聞いても聞いても的を射ない、もやもやするやり取りが続きます。
今回は、仕事の現場で実践、経験した、食い違いう事例なども交えつつ。
効率的に質問する方法を、解説したいと思います。
行動と感情に根差した、人の4つのタイプ。
実践し易いように、シンプルに、人のタイプを分けると、こんな感じに分類できます。
行動的 | 保守的 | |
感情が軽い |
明るく、行動的 |
楽観的、暖かい印象 |
感情が重い | 冷たい、キツイ印象 管理や、チェックが厳しい 現実的、具体的な話が好き |
暗い、静かな印象 気持ちや、感性を大切にする 心情や、気持ちに関する話が好き |
基本、全部の感覚を人は持っているのですが、会社や、職場の場面においては、役割が固定化される傾向があるので、案外、どこかのポジションに固定化されているケースが多く見られます。
身近な人をイメージしてみましょう。
いつも、細かい事をチェックしてきて、説教が長いタイプの人は、左下のタイプです。
反対に、なにを聞いても曖昧で、具体的に答えられず、はっきりしない方は右上のタイプ。
明るく前向き、とりあえずやってみよう!的に、身体が先なタイプは左上。
色々失敗する可能性や、マイナス点をいつまでも穿り返すのが好きなタイプは右下です。
案外、これで、タイプ分け出来るのに、気が付きませんか?
説教が長い上司が居て、いつも延々と怒られ続けるのは、左下の上司と、右上の部下の組み合わせです。
そう、具体的な事が知りたい上司に、具体的な事を表現するのが苦手な部下が接するので、延々と、問答が続くのです。
心理面含めた、内容は、こちらで記事にしているので、ご興味ある方、ご参考に。
相手のタイプ別、お勧めの質問
それを踏まえた、職場における、タイプ別、お勧めの質問はこんな感じです。
行動的 | 保守的 | |
感情が軽い |
未来に関する質問 |
相手の好きな事とか |
感情が重い | 現実に関する質問 数字や時間を混ぜて 具体的に聞く データや情報に関して 相手が知ってそうな 質問をする。 |
過去に関する質問 注意点や問題点に関する 質問をする。 相手の気持ちや、感情を 慮(おもんばか)る 質問をする。 |
上下、左右くらいの質問であれば、許容範囲というか、感情的に成熟されてない、方々でも比較的、普通に答えてくれる傾向があります。
ですが、対角線上の質問ですね。これをする時には、注意が必要と言うか。
対角線の感覚は 行動⇔保守 感情が 重い⇔軽い といった、反対側の感覚なので、対角線は、ちょうど、真逆になります。
いつもイライラしていて、怒りっぽい学校の先生や、上司をイメージして
「〇〇さん、休みの日は、何をしてるんですか?」みたいな質問をした場合、楽しそうに、喜んで答えるイメージが出来ますか???
これに答えやすいのは、やっぱり右上の人タイプですね。
前向きで、明るい感じの上司は、ネガティヴな可能性を聞かれるのが、苦手です。
「こうなったらどうしましょうか?」
「失敗したらどうしましょうか?」
まずは、とにかくやってみよう! って答えが返ってくる感じがしますよね^^;
これは、初対面の相手であったり、新人研修の時に「何か質問ないですか?」と聞かれた時などに、聞くと有効な、質問となりやすいです。丸ます研修を事例に、実例を挙げてみましょう。
各タイプ別、質問例
感情が重い、行動タイプ
厳しい、きっちりしている、左下の研修講師には、数値を中心にした質問が良いです。
「この工場のこの機械の稼働率は、月平均何%くらいですか?」
「新人の5年退社率は何%くらいですか?」
「今期のこの部署の売り上げ目標は、幾らくらいですか?」
「現在の全社の有給消化率は何%くらいですか?」
こういった質問に答えられそうなのが、左下にタイプです。
ポイントは、なんとなく、現実的で鋭い質問が出来ると、一目置かれます。
感情が軽い、行動タイプ
感情が軽い、行動タイプは、未来志向や、成功体験に関する感じの質問が良いです。
「今、若い社員に期待されている事はなんですか?」
「〇〇さんが、若手社員の時に実践されて、上手く行った事例は何がありますか?」
「〇〇さんが社長だったら、今、どの事業に一番力を注がれますか?」
「どうやったら、〇〇さんみたいな、考え方が身につきますか?」
最後は少し、大げさですが、こんな感じで行動を意識しつつ、相手の行動の結果や成果を聞く質問や、ビジョンや、今後につながる、質問が有効です。
すこし「やるな!」って感じの、面白めの、ひねった質問なんかが出来ると、ポイント高いです。
感情が軽い、保守タイプ
このタイプは、あまり研修講師とかに選ばれないのも特徴ですが。
もし、講師をやられてたら、解りやすいタイプでもあります。悪い意味ではないのですが、言ってることが良くわからない(笑)
なので、こういった方には、逆にあまり質問をしないというか、緊張させない、ゆるい感じを醸し出す質問が有効です。
「内容とは全く関係ない質問をしても良いですか? 〇〇さんの趣味はなんですか?」
「ここの工場長ってどんな人ですか?(※:このタイプ、ゴシップに案外強いです)」
「研修所近くにお勧めの飲み屋さんはありますか?」
「ここだけの話、本社で気を付けたほうが良い先輩や、上司の方はいますか?」
案外、人間関係や、仕事のゆる~い楽しみ方を心得ている方々が多いので、こんな感じで、ゆる~い感じに、情報を色々聞いてあげるのがポイントです。
面白い人、ゆるい人、敵愾心がない事を示す事が、このタイプに対するポイントです。
感情が重い、保守タイプ
このタイプもあまり、研修講師ではいないですが。
居たとすると、案外、感情が重い、行動タイプの方と見分けるのが難しいかもしれません。
講師をするのが、行動的でもあるので。
見分けるポイントは、心配性で、自己反省的な雰囲気ですね。こういった方々には、感情を交えた質問をすると、良いかと思います。
「先輩方が凄すぎて、圧倒されていて、社会人として自信がないんですが、どうしたら良いでしょうか?」
「配属が決まるまで、不安で仕方ないんですが、どうしたら良いでしょうか?」
「〇〇さんの研修時代、辛かった事など、お聞かせいただいてのよろしいでしょうか?」
「新人社員として、何か、気を付けた方が良い事はありますか?」
これは、この右下の方々は、あまり積極的に話すのが得意ではないので、同じ領域に入っていって、下を取るというか、こちらが動けない、動きずらいという、ポジションを取ると、比較的動き出すというか、動きやすくなる傾向があります。
そう、自分の領域の事は、人は、結構話しやすいんですね。
なので、仲間意識というか、わかるわかると言った感じで、共感や、同情を誘えると良い感じです。
自分のポジションと、自分の良くする質問、質問の癖も自覚する。
ここまで見てきた中で。
きっと、御自身が、いつもしている質問や、いつも取ってる態度にも気づかれたのではないかと思います。
そう、御自身が、いつも同じポジションから、同じ質問を繰り返していると、相手との間での関係性がパターン化されて。結果、お互いが分かりあえないコミュニケーションが生まれ、時間が浪費されていきます。
これは、上司、部下、関係なく言えることで。
これを変えて行くには、自分の質問の方法や、態度を、変えて行く事が有効です。
ただ、この対角線の部分は、自分の苦手な部分でもあるので。
苦手な領域の質問をするのには、少し、トレーニングが必要かもしれません。
まずは、入門編としては
① 相手の態度の領域を意識する。
② 自分の態度の領域を意識する。
それを意識して、自分の目的の沿った質問を行う様心がけてみる。
これだけでも、大分違うはずです。
実践編では、もう少し具体的な場面や、具体的な対処法を交えて、解説したいと思います。
以下の記事も、参考にしてみてください。
質問が苦手な方向けに、仕事で使える質問リストを作りました。こちらもご参考に。
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