報連相(報告 連絡 相談)が苦手な人、できない人の原因と処方箋

  

コーチングのセッションをしていて感じるのが

人によって、報告、連絡、相談のやり方や、頻度はそれぞれで^^

結構、相談は得意なのですが、報告が苦手な人。

報告はしてくるのですが、相談や、連絡が無い人。

色々、特色があって面白いと感じます^^

コーチングの場合、それは義務ではないので、特に気にはなりませんが
会社の場合、社会人の基本として、色々、言われてきたホウレンソウ(報告、連絡、相談。)

まあ、これも、義務ではないのですが^^;

これについて怒られてしまったり、苦手意識を持ってる方も多いようで^^;

今回は、この、ホウレンソウについて 考察をしてみたいと思います。

報連相の起源

wikiペディア先生に記載がありましたが

起源と言うか、発祥と言われているのが

1982年に山種証券社長の山崎富治が社内キャンペーンで始めたことが広く知られている(著書『ほうれんそうが会社を強くする』がベストセラーとなり広まった(wikipedia引用)

という事らしいです^^

報告 部下が上司の指示に取り組みつつ、途中経過を報告すること。

連絡 自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告

相談 自分だけで業務上の判断が困難なとき、上司に意見をきくこと。(wikipedia引用)

なるほど、それぞれ、こういった目的や意図があるのですね^^

加えて

「上司の状況判断に必要な、部下からの自発的な情報伝達」を習慣的に行わせるためのしつけとして捉えられているが、そもそも、提唱者の山崎の著書では、管理職が「イヤな情報、喜ばしくないデータ」を遠ざけず、問題点を積極的に改善していくことで、生え抜きでない社員や末端社員であっても容易に報告・連絡・相談が行える風通しの良い職場環境をつくるための手段として報連相を勧めているのであって、部下の努力目標ではない

お~これ良いですね

そう、その通りなんですよね^^

冒頭にも、記述しましたが、報連相は別に義務では無くて。

目的があって、その為に行っているモノで。

今回は、このあたりの、そもそも論をベースに、報連相の目的や、有効的な活用方法

そして、報連相の呪縛から、逃れる方法なんかも、考えてみたいと思います。

そもそもの社内ルールというもの

これ、経営者と言うか、社長や、リーダーになると分かる事なのですが

社内ルールって、絶対的なルールは実はなくて^^;

結局のところ社長や、リーダーが、決めた定義や、ルールが、現場に適用されていくんですね^^;

ここで何が言いたいかと言うと。これは、管理職の方とか、その基で働く部下の方々も勘違いしやすい事ではあるのですが、別に社長やリーダー、管理職は、そのチームや組織を束ねる役割を担いがちですが

別に、偉いわけではないんですね^^;

ここの勘違いと言うか、上の言う事は絶対だ! 上は偉いんだ、上の言う事には従わなければならないって感覚があると、対等なコミュニケーションが、成立しないのですね。

そして、社会や、会社で起こる出来事は、本当様々で、ルールや、約束事は、臨機応変に変えて行かないと、機能しない事が多々あって。

報連相の目的

冒頭の、報連相のそもそものルーツというか、成り立ちの部分として

報告、連絡、相談を、気軽に行う、風通し良く行えるという事が、書かれていました。

そう、そもそもの報連相の目的と言うのは、社員同士。上司や部下が、気軽に話し合える、相談し合える、報告し合える、社内の雰囲気づくり

ここに、大きな目的があって。

報連相が出来ないという事で叱ったり、怒ったりするという事は、本末転倒でもあるのですね^^;

なので、もし、報連相が出来ていないと叱責されたと感じたら、上司に言ってあげましょう

報連相はそもそも、社内コミュニケーションを潤滑にするための活動で、それに対して叱責受ける様では、本来の目的や意味をなさないと思います!と^^

こんな事言える上司であれば、そもそも、報連相で文句言われるような事は、多分ないですよね^^;

ここ、そうなんです。

報連相で叱責されてしまうような関係性や、報連相をやたら求めてくる人。そして報連相が苦手な人たちには、別の背景、要因があるのですね。

この部分、何故報連相を問題とする人間関係が生まれてしまうか?

この点について、掘り下げて見て行きましょう。

報連相を問題とする人間関係の生まれる背景

これ断言してしまいますが

報連相についての事を、度々指摘される様な関係性においては

その双方、もしくは、一方の、コミュニケーション能力が独特であるか、パターンに嵌っている傾向が強いです。

そして、その関係において指摘されることは、きっと、報連相だけではなくて、それ以外の事も、度々、指摘される関係性が築かれていると思います。

報連相を指摘する上司の特徴

ヒントとして

報告 : 部下が上司の指示に取り組みつつ、途中経過を報告すること。

な訳ですから、裏を返すというか、掘り下げて行くと

自分の指示に対する、部下の対応に神経質な方、指示通り行ってるか、心配な方、人を信頼する事が、あまり得意でないという方 こんな人物像が、浮かび上がってきます。

連絡 : 自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告

これも裏を返すと

事実確認を大切にする方。自分で確実に、その状況を、理解しないと、安心できない方、心配性の方というイメージですかね。

相談 : 自分だけで業務上の判断が困難なとき、上司に意見をきくこと。

これは 自分の考えや判断に自信のがある反面、部下の独自の判断や、業務進行を信頼していない方、心配性な方というイメージが浮かんできますね。

そう、往々にして

心配性な方、自分の意見や、考え方が正しいと感じていて、部下の考えを信頼できない方

という感じでしょう。

報連相を指摘される部下の特徴

これも同じパターンで見て行くと

報告 : 部下が上司の指示に取り組みつつ、途中経過を報告すること。

な訳ですから

上司の指示の本質を理解する事が出来ていない方、指示に納得がいっていない方、自分の考えや、進め方を信頼してほしいと思ってい居る方 

こんな感じでしょうか?

連絡 : 自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告

これもやっぱり、自分の意見があって、それを上司に受け入れて欲しい。そして、自分の進めている状況に対して、意見を言われるのが苦手、叱られる、怒られるのが苦手と感じているタイプですかね?

相談 : 自分だけで業務上の判断が困難なとき、上司に意見をきくこと。

これも、自分の能力が無いと思われるのが怖い。叱責、怒られるのが怖い。上司の意見を聞くのが嫌、納得いかない。

こんな感じですかね。

纏めると

もっと信頼してほしいけれど、自分の意見や、考えに自信がない人

こんな人物像が見えてきます。

報連相が苦手、出来ない原因

前述を踏まえると、見えてきたと思いますが

報連相でトラブルが起こるケースは

自分の意見や、考えが正しいと思い混んでる人と、自分の意見や考えに自信がない人との間で、繰り広げられる傾向が強いのだと思います。

ただ、ここに、人間関係の裏側と言うか、秘密が隠されています。

人間関係のトラブルの原因

これ、いくつか、要因がありますが

大きな要因のひとつは、双方、お互いに、実は、自信が無い時

にトラブルは、起りやすいです。

ここで述べてますが

コントロールや管理が厳しい上司、先輩との付き合い方

実は、上司も人の子、むっちゃ困る事もありますし、判断に悩むときも多いのです。

ただ、これも反面、自分の行いや、状況、世界、周りの人々を信頼している。確信している、安心している人は、トラブルが少ないと言うか、人間関係でもめる事は、ほとんどないと思います。

なので、上司が、報連相を気にしている時と言うのは、実は、その状況にとても心配をしている、不安を感じているという事でもあって。

デートの誘いの返事を待っている様な心境に近いのかもしれません。

本当は、部下に、指示を同意してほしいし、その結果や、状況を報告してもらって、安心したい心理が、そこには、隠されているんですね。

そんな時、返事が無かったり、報告が無かったり、相談が無かったりするとドキドキしますよね?

デートの約束をして、報告も連絡も相談もなしに、何月何日にどこどこに行くって決めてあって、後で報告しようって思ってたんです!

って彼氏、彼女に言われたら、心配して待っていた身としては、早く報告しろ!とか、なんで相談しないんだ!

って気持ちになりますよね?

こんな感じですね。

自分に出来る事。報連相の処方箋

ある種の結論として、何かに自信の無い時 = 自分に自信の無い時、不安や、恐れを意識的にも、無意識的にも、感じている時、人間関係のトラブルは怒りやすいです。

なので、報連相が苦手、出来ないと感じている時と言うのも、やはり、自分に自信が無い時、不安を感じている時でもあるのです。

一つだけ間違いなく言えることは

人間関係というのは、相互で作り上げるものなので

本来、どちらか一方が良いとか、どちらか一方が悪いという事では無くて

話し合いや、コミュニケーションがしっかり成立しているか、していないか?

という事しか、ないのですね。

もし、コミュニケーションが成立していないということであれば、それはその関係性での課題であって

決して、どちらか一方の課題であったり、問題という事は、本来ありえない。

ここで責任を取れること、自分で選択できる事は

相手とコミュニケーーションを図る、分かりあうという意志を持つ事

これだけです。

何が言いたいかと言うと、報連相が出来ない、苦手だという事は、悪い事ではないですし

もしそれを、指摘されたり、上手く、伝えあえない関係性があるとしたら

それも、相手が悪いのでもなく、自分が悪いのでもなく

ただ単に、上手くコミュニケーションを取れていない、関係性がそこにある

という事だけなんですね。

なので、まず、あなたに考えて頂きたいのは、目の前のその相手と、本当にコミュニケーションを図りたいのか?

ここと向き合ってみるという事ですね。

例えばですが

報連相は何回しても良くて、10回連続、質問の答えが、相手と一致したら、10億円の賞金がもらえる、クイズ番組に、上司と出場していて。

そんな場面で有れば、おそらく、必死で、報連相しまくりますし、コミュニケーション取りまくりますよね?

これが例えば

上司だけに10億円がもらえるクイズ番組だったり

部下だけが10億円もらえるクイズ番組だったら、協力し合うか?

この答えは、人それぞれだと思いますが。

もし、あなたが、目の前相手とコミュニケーションを図りたくない、図らなくても良いと感じている時は

おそらく、意識的にも、無意識的にも、目の前の人と目標、目的が一致していない

もしくは、自分の仕事の、目的、目標がクリアになっていない

のだと思います。

さっきのクイズのたとえ話。

自分が10億円もらえるとしたら、結構必死になったりしますよね^^;

そう、案外、報連相に限らず、なにか、人間関係で問題が有る時は

自分の仕事の目的がクリアになっていないか、相手や周りと、その目的が一致していない時

でもあるのですね。

なので、報連相が、苦手な方への処方箋としては

まずは

1. 目の前の相手と、本当にコミュニケーションを図りたいと感じているのか?ここを真剣に向き合ってみる。

2. もし向き合いたい、向き合いたくないのであれば、それは、何故なのか、それも真剣に向き合ってみる。

3.それを、踏まえて、今の自分の仕事や、人生の目的をクリアにしてみる。そこから、今やれる事、やりたい事は無いか、感じてみる。

こんなステップをお勧めします。

報連相が、技術的に上手くなる方法は、色々あって
ここでも、述べていますが
報告や相談が苦手な人の為の、ホウレンソウのコツ

そもそも論としては、自分の気持ちが、その状態にないと、技術も上手く発揮できませんし

やる気と言うか、気持ちがのっていれば、技術は自然と後からついてきますし

周りの協力も得られるものです。

報連相が苦手な方。

技術的なアプローチも良いですが、こんな、マインド的なアプローチも是非、試してみてください^^

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