報告や相談が苦手な人の為の、ホウレンソウのコツ

  
ホウレンソウ

ホウレンソウは社会人の基本だよ!

某、コンサル先の、女性社長さんに言われました….

そうなんです。

その社長さんは、某大手企業の部長を務めた事もある優秀な方で、独立して、会社を立ち上げられた方。

私も、外資の社長を経験して、報連相について語らせたら、3時間くらいのセミナーが開ける自負があったりするのですが^^;

それでも起こる、ホウレンソウの行き違い。

そんな行き違いの、原因と対策について、考えてみました。

言った、言わない

言ったでしょ! 

言ってない!

伝えたでしょ!

聞いてない!

気が付くと、小学生の頃から、聞き覚えのある、こんなやりとり。

はたして、私たちは、何時から?そして何時まで?こんなやりとりを続けるのでしょうか?

コミュニケーションの行き違いが起こる、そもそもの原因

私の経験論を含めて、行き違いが起こる、大きな原因は以下の3つだと感じています。

① 才能と能力、特性の違い。

② 感情論的、決めつけ。

③ 言葉の定義や、価値観、経験の違い。

このそれぞれは、関連性が有ったり、相関性があったり、時に複合的に発生したりもしますが、このポイントを押さえていないと、コミュニケーションの行き違いは、簡単に起こります。

一個ずつ、見ていきましょう。

① 才能と能力、特性の違い。

これは、ユングのタイプ論などでも、語られていますが。人の才能や、能力などの違いで、行き違いは発生します。

典型的なパターンとしては、「概略を好むタイプ」と「詳細を好むタイプ」この2種類のタイプの違いです。

これは、人間どちらも有る感覚ですが。右手と左手で利き手がある様に、優位な感覚と言うものが、人にはあります。

イメージとしては、新しい製品を買ったり、何か、新しい事に取り組むとき。

説明書をあまり読まないで、使いながら覚えていくタイプ。

ルールとか、大まかに把握して、やりながら覚えるタイプ。

こんな感覚の人は「概略派」です。

一方、しっかり、説明書を読んで、理解してから使いだすタイプ。

本などで、必死にルールを学んでから始めるタイプ。

こんな感覚の人は「詳細派」です。

これ、どっちが、良い悪いではないのです。

あくまで、感覚の癖のようなモノ。

概略派の上司に、詳細を説明すると

「細かい事はいいから、要点は何なの?」

と言われて怒られ。

詳細派の上司に、要点だけ説明すると

「で、具体的には、どんな感じなの?」

と言われて怒られ。

どっちやねん!!!!

って思いを経験したことが有る人も、少なくは無いでしょう。

② 感情論的、決めつけ。

これは、どうせお前は、こうなんだろう!

とか

どうせあなたは、こうなんでしょ!

みたいな。

もう、最初から、鬼の首を取って、コミュニケーションされている感覚です。

相手や、自分の中で、先に、答えが決まってしまっているのですね。

顕著なのは

何時も、失敗が多い部下と、その上司のコミュニケーション

何か、問題や、失敗、コミュニケーションミスが有ると、部下は

「どうせ、自分がミスをした、失敗したに違いない」と、感情的に思い込みます。

一方上司も

「また、相手が、ミスをしている、自分は悪くないのだ、相手が悪いのだ」と、感情的に思い込みます。

この二人の相性は抜群です。

一方は、自分のミスが発覚するまで自分を責め続けますし。

一方は、相手のミスが見つかるまで、相手を責めつづけます。

これでは、発展的、創造的なコミュニケーションは築けませんし、問題の根本的な解決も、先送りされていきます。

③ 言葉の定義や、価値観、経験の違い。

昔、韓国人の方と仕事をしていた時に、韓国語のメールを自動翻訳を使って、やり取りをしていたのですが、ある時、上司と合コンをしたとの話が出ました。

上司と合コンするなんて、仲が良いんだなと、勝手な勘違いをしていましたが、韓国語だと、会議とか、ミーティングの意味の単語と、日本語の、合コン的な、ニュアンスは、同じ単語で表されるので、「上司との会議」という、言葉が、「上司との合コン」と訳されていたのが、後になってわかりました。

こんな感じで?同じ言葉を使っていたとしても、発信する側、受け取る側の、言葉の定義、認識に違いが有ると、同じ情報が共有されない事は、多々発生します。

クリーンランゲージという、コーチング、カウンセリングの手法があるのですが、このクリーニングという言葉の意味で、何をクリーニングするかと言うと、とことん、自分の先入観、思い込みを手放して、相手が、その言葉に、どんな意味を込めているか、しっかり聞き分ける。

自分の思いこみをクリーニングするという、意味が込められているそうです。

その他、そのクリーンランゲージと言う手法の中では、人は、会話や、表現の中で、様々な、メタファー、比喩表現を使う事を指摘していました。

それ、超特急でやっておいて!

亀になった気持ちで、じっくりやれば良いよ!

何となく、ニュアンスは、伝わってきますが、人によって超特急の感覚、亀と聞いて、イメージするものは違います。

あとは、経験ですかね?

一方が、あまりに経験を積んで、それが当たり前になってしまうと

経験の無い、もう一方の気持ちや、状態が理解できなくなってしまう。

私が、初めて、海外に出張に行ったとき、一緒に行く、上司の方は、もう既に、何十回と海外に行っている常連。

一方、私は、初めてなのですが、上司の方は、そんな事を気にせず、一人で、どんどん、行ってしまう。自分が、初めてなのは、知っているのですが、初めての人が、何で困るかは、分からない、覚えてないんですね。

そんな、感じだったので、私の初海外は、色々、初めてを味わう間もなく、ついてくだけで精一杯だってという思い出が残っていますが^^;

コミュニケーション、ホウレンソウのコツ

以上を踏まえて、コミュニケーションのコツですね。

ポイントは基本、以下の3つ

  1. 相手と自分の特性、パターンをしっかり把握する事。
  2. 相手に過度の期待をしない事。
  3. 自分の思いや、感じている事をしっかる伝える事。

実際、先にあげた、①~③の複合要因で、報連相が上手く行かなかったり、コミュニケーションのトラブルは、おこっています。

①で説明した、「概略派」の人は、1を知って、10を知るというか、知ったつもになる。

更には、1を伝えて、10伝わるはずという思い込みを持っていたりします。

③の様な、経験の少ない、お互いの事が良くわからない状態で「概略派」と「概略派」が出会うと、少し、危険だったりします。

10伝えたつもりの相手と、それを聞いて、10理解したと思い込んでる自分とのコミュニケーション。

結果として、最初の発信者が、伝えたと思い込んでいた事と全く違うモノが出来上がるという事が、おこったりします。

で、②のパターン。得てして、上司や、上役は、自分が悪いとは、なかなか認めたくないモノ。そして、部下は、自分が悪いと思い込みがち。

まるで、親と子供の関係のパターンの様に。

そして、なんで伝わらないのだろう?なんでいつもこうなるのだろう?と言う関係が完成します。

そもそも、コミュニケーションや、情報伝達は、共同作業、共同創造で、どちらかが、一方的に、与えたり、受け取ったりするものでは、無いのだと思います。

お互いの協力が有って初めて成り立つもの

これを、忘れてはいけないと感じています。

これからのコミュニケーション能力

相手を思いやる、理解する

上司だから、分かって当たり前とか、部下だから、自分に解り易いように、説明するのが当たり前。

こんな姿勢になっていませんか?

こんな感じの、感情論含めたパターンに嵌っていると、コミュニケーションは、なかなか上手く行きません。

相手を信頼する、自分を信頼する。

相手と自分を信頼する事です。

相手は、きっとわかってくれる。

自分は、しっかり、自分の意見を伝える事が出来る。

そんな自信と信頼です。

相手は、自分の事がわからないだけなのです。

価値観や、経験、才能からくる、違いがあって理解しあえていないだけなのに、「こいつは自分の言いたい事を、理解する事が出来ない」

如いては、自分を理解してもらえない恐れに、人は、飲み込まれる事があります。

解りあえない恐れに飲み込まれると、人は、感情的な反応に流されることがあります。そこで、ぐっとこらえて、相手と自分を信頼して、解りあえる喜びに向かうアクションにフォーカスしていく。

これが、ある意味、コミュニケーション、報連相のキモだと思います。

自分の思い、状況をしっかり伝える。

なので、相手と自分を信頼して、思いを素直に、伝えれば良いのだと思います。

「未だ、初期段階だから、そんなに詳しい報告でなくて大丈夫。訪問回数と、訪問件数の報告だけで、大丈夫だよ」

「その顧客は、凄い期待している。一緒に戦略や、今後の、アプローチを考えたいので、現状の他社製品の使用頻度や、数量。担当者の名前や、チーム構成などを、調べて、レポートをあげてくれないか?」

こんなアプローチを上司は出来るのではないでしょうか?

一方、部下も

「こういったケースの報告は初めてなので、いまいち、勝手がつかめません。解りずらい報告や、ポイントがずれた報告で、ご迷惑をおかけしたくないので、お手数ですが、今回は、どういったポイントを纏めれば良いか、教えて頂けませんか?」

「参考にしたいので、このケースの先輩の報告書などを、見せて頂くことは、出来ませんか?」

などなど、自分が、達成したい事、実現したい事にフォーカスして、お互いが、お互いの意図、状況をしっかり伝えあって、コミュニケーションを図ると、前向きな結果を得やすくなってきます。

得たい結果をイメージして共有する。

これが、とても大切な事。

ある意味、これは、人間の素晴らしさ、面白さでもあるのですが、結構、得たくない結果、不安や、恐れの結果をイメージして、その通りの結果を生み出すという事を、やっている。

先の、相性抜群の二人が、良い例ですね。

ミスする相手と、ミスする自分想像して、創造している。

どんな未来を創造したいか?これを、明確にすることが、コミュニケーションのポイントですね。

是非、素敵な、関係性を築いて、楽しく仕事をしましょう!

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